気づけば生活の中に自然に入り込んでいるAI。作業のスピードも処理能力も人間を上回るため、さまざまな場所でツールとして導入されています。AI関連サービスやツール普及の話になると、AIに取って代わられてなくなる仕事が話題に上がることがしばしばあります。「AIが進化すると事務職が激減する」「事務職に将来性はない」など、事務職が厳しいという話を聞いたことがある人もいるのではないでしょうか。

事務職は本当に将来なくなってしまうのでしょうか。これからも事務職として働いていくためにはどうしたらいいのでしょうか。この記事では、AI時代に事務職として働きたい人に向けて、考えておいたほうがいいことを解説します。

事務職が今のうちに身に付けておきたい力とは

結論からいうと、AIが発達したからといって事務職の仕事がなくなることはないでしょう。AIが進化すると、単純作業などの面倒な仕事をやらなくてもよくなり、逆に便利で働きやすく感じる事務職が増えるかもしれません。

ただし、今と同じように何も変わらず、働き続けられるわけではないので注意が必要です。AIと共存していく時代に事務職として活躍するためにはどんなスキルが必要なのか、今のうちに身につけておきたい力について説明します。

・臨機応変な対応ができる力

事務職とひと口にいっても、業務内容は多岐にわたります。会社の規模や業種にもよりますが、仕事内容によって一般事務、営業事務、経理事務などに分かれています。いずれの事務職の場合も基本の作業はパソコンを使用したデータ入力、書類作成、資料作成、ファイリングなどです。これらに加えて、電話やメールでの顧客対応、郵便物の仕分けや発送、伝票処理、備品管理、雑務などを受け持つこともあるでしょう。

現時点のAIは、事務職の仕事の中でも入力作業などのルーティンワークに向いているとされています。ただひたすら単純作業を行ったり処理し続けたりする業務なら、スピードも量もかなわないでしょう。

しかし、ルーティンワークの中で突然発生するイレギュラー対応は不得意です。例えば突然のスケジュール変更が発生したとき、迅速に関係者へ連絡をし、スケジュール変更に伴うキャンセルや新規予約、影響がありそうな部署との調整、スケジュール変更関連の一連の動きをまとめて上司に報告するといった流れは、人間しかできません。

突発的な業務、例外的な対応、トラブル対応、複雑で性急な意思決定が必要な対応などは、まだまだ人間の力が必要とされるため、臨機応変に対応できるようにしておくとよいでしょう。

今後さらにAIが進化を遂げたとしても、イレギュラー対応は人間が処理せざるを得ない状況が続くと考えられています。そのため、発生した事項に合わせて臨機応変に最適な対応ができる能力は、将来的にも必要とされ続け、事務職として大きな武器になります。

・AIやRPA（ロボティックプロセスオートメーション）を使いこなせる力

AIが進化を遂げても、AIが自ら勝手に仕事をしてくれることはありません。AIに対して何を行うのか指示をする人間が必要です。

「業務を行うシステムに指示をする」と聞くと、IT関連部署の人がやる仕事なのではないかと思う人がいるかもしれません。しかし、Webサイトでの買い物やサービスへの問い合わせをするときにチャットボットに入力したり、生成AIに質問をしたり、写真を合成してもらったりしているのも、すべてAIに指示を出して動いているのです。

現在、さまざまなサービスにAIが組み込まれているので、知らないうちに利用している人も多いかもしれません。仕事に活かすためには、まずは意識してAIを利用することから始めるとよいでしょう。

事務職ではパソコンを使用する作業が多いため、ExcelやWord、PowerPoint、社内システムなどを日常的に使用している人が大半です。まずはChatGPTやCopilotなど身近なAIツールを使用してみるなど、AIに親しみ、拒否感や苦手意識を減らすことから始めるのがおすすめです。

RPAという言葉を聞いても、ピンとこない人もいるかもしれません。ソフトウェア上で動くロボットを使うことで、業務を自動化できる仕組みです。操作画面上で仕事の流れや作業の指示を登録するとロボットが業務を遂行してくれます。

毎回同じ作業を繰り返すなど、ルールに従って処理するルーティンワークに向いているといわれています。使用するシステムによって画面や使用方法は違いますが、日常的にパソコンを使っている人なら難しいものではありません。

AIやRPAに指示をするには、処理してもらう作業の内容と手順を把握し、適切な指示を与えることが大切です。そのため、事務職として仕事内容を理解したうえでAIを扱うことに慣れている人は、AI時代になっても事務職としての活躍が期待できます。現状の作業をそのまま自動処理させるだけでなく、業務効率化などの視点を持って対応できるとキャリアアップもめざせます。

・相手のニーズを汲み取る力

AIは指示されたことをそのまま行うのは得意ですが、言葉の裏を読んだり、相手の気持ちを考慮したり、空気を読んだりすることはできません。そのため、AIからは思ったようなものが提示されないと不満を感じる人も多いようです。

人間同士のコミュニケーションは言葉や文字だけでなく、表情、その場の雰囲気、言葉のニュアンス、背景情報などさまざまな要素を複雑に処理しています。意識しなくても普段から、「落ち込んでいる」「怒っている」「喜んでいる」など相手の状況や雰囲気に応じた対応をしているはずです。

事務職の仕事は、会社や部署、担当などを支える業務がほとんどのため、必ず誰かとの関係性に基づいています。人とのコミュニケーションというと、社交性や協調性を思い浮かべる人が多いかもしれません。しかし、ここで必要なコミュニケーション力は明るく社交的であることではなく、洞察し気配りができる能力です。

人と接する際に額面通りの言葉だけでなく、相手の意図を汲み取って動くことができる人は、大きな武器になるでしょう。相手のニーズを汲み取る力が足りないと思う人は、日々の仕事の中で意識することから始めるといいのではないでしょうか。

・組織内で調整に動ける力

AIがさらに進化したとしても、人と人を取り持つようなコミュニケーションを取ってくれるようにはなりません。部署内の状況や他部署との連携も、AIは数字がどうなっているかは確認できますが、円滑に業務を行えるような調整はできません。

事務作業の自動化が進んでも人間同士のコミュニケーションは必要です。事務職は担当部署の業務がスムーズに進行できるよう、関係部署との連携やスケジュール調整などを行なっています。こうやって書くと、そんなにすごい仕事はしていないと思う人もいるかもしれませんが、「あの件少し遅れています」「もう少しだけ早くしてもらうことは可能ですか」などのちょっとしたやりとりも調整のひとつです。

組織内でのさまざまな調整には、コミュニケーション力やマネジメント力など、さまざまなスキルが必要です。AIが担当できないこれらの分野のスキルを身につけることで、今後も必要とされる事務職として活躍し続けられるはずです。

・変化に対応できる力

事務職を希望する人はコツコツしたルーティンワークが苦ではなく、同じことを継続することが好きな人も多いようです。とはいえ、新しいデジタル技術や働き方などの変化はいきなりやってきます。このような変化が訪れたときに、「今まで通りのやり方が一番良い」「急に変えると問題が起きそうなので賛成できない」など頑なな態度を取るようでは、今まで通りに働き続けるのは厳しいかもしれません。

新しいものを取り入れる際に懸念事項を伝えることは大切です。しかし、今までのやり方が変わってしまうからといって、あれもこれも反対していると、気づいたときには取り残されてしまいます。

新たな仕事についてメリット、デメリットを確認したうえで、「無理のない移行ができるように協力する」「必要な知識を身につける」などの前向きな対応ができるようにしておきましょう。社会情勢や時代の流れなどの情報をキャッチして柔軟に行動できる人は、AI時代でも事務職として求められ続けるはずです。

・能動的に動くことができる力

AIなどIT系システムを使用することや業務の効率化などは、会社や上司などからの指示に従ってやるものだと思っている人がいるかもしれません。しかし、AIを活用した業務効率化は、会社が大々的に行うプロジェクトのような規模ではなく、日々の業務に取り込んで少しずつ改善や効率化が行えるものもあるのです。

すべて手入力していたが、適切な関数をAIに作成してもらい使用することで入力箇所が激減し、結果的に作業効率がアップする、ミスが減少するといった事例もそのひとつでしょう。複数人が携わる業務や会社の環境によっては、まず上司へ効率化の提案をして許可を得てから実行する必要があります。場合によっては採用されないケースもありますが、業務効率化のために有効な方法を考え、提案する行動力は評価されるでしょう。

また、提案内容から、使用しているツールの習熟度や業務全体をどのくらい把握できているのかという視野の広さも伝わりますし、新しいことをやっていこうという意欲もわかってもらえます。ただ、目の前のルーティンワークだけを黙々と行っているだけでは、AIがその業務を代替するようになったときに仕事がなくなるかもしれません。常日頃から自発的に考え、行動するスキルを身につけておくといいでしょう。

AI時代に事務職として働き続けるには

ここまで見てきたように、「AIが台頭する＝事務職がなくなる」というわけではありません。ただし、事務職の仕事内容や求められるものは変化しています。これまでも実際に、事務職の大きな変化は何度もありました。

手書きとそろばんからワープロと電卓、パソコンの躍進と、この数十年でも状況は大きく変わりました。今来ているAIの波も、上手に乗りこなすことができれば問題ありません。しかし、現在パソコンができないと事務職で働くのが難しいように、AIに対応できないと厳しいと感じる時代になるかもしれません。

AIによって単純作業や入力、処理の自動化が進むとその部分を人間が作業することはなくなる可能性が高そうです。しかし、最終的には人間のチェックが必要です。また、イレギュラーに対応するのは人間で、柔軟性が必要とされる仕事はなくなりません。AIが台頭することで、コミュニケーション力や臨機応変力、気遣いなど「人間力」といわれるようなスキルの価値が上がっているようです。

決まったことをただ黙々と処理するだけだった人は、この機会にコミュニケーション系のスキルを身につけるために学んでみてもいいかもしれません。また、AIが代わりに処理してくれるといっても、業務に必要な業界の専門知識や関連資格などは持っていたほうが役立つでしょう。知識のアップデートやスキルアップすることで、さらにいい仕事に就くことができるかもしれません。

環境の変化により、事務職の正社員を減らして派遣社員を増やすというケースもあるでしょう。AI導入のスピードは、業界や会社によって大きく差があります。派遣社員として、さまざまな会社のAI活用方法を見ながら経験を積むことも強みになるでしょう。

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事務職は資格が必要なく安定しているイメージがあることから、非常に人気が高い職種です。とはいえ、仕事内容は業種、会社、部署などによって大きく違うため、求人ごとにしっかり確認する必要があります。そのため、自分の得意なスキルや経験、希望の会社環境や勤務条件、これから積んでいきたい経験などに合致する仕事を探すのは大変でしょう。

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