華やかなイメージの強い受付は、企業やブランドの顔として活躍できる人気職種。高いコミュニケーション力とホスピタリティ精神が求められるため、販売職や接客業の経験を十分に活かせる仕事です。一方で、専門的な知識や資格を必要としないため、未経験からでも挑戦可能です。

この記事では受付業務の仕事内容や魅力、大変な点、適性を紹介します。

仕事内容―来訪者の応対を中心に、会議室の予約や代表電話の取次ぎを行う

受付はお客様が最初に立ち寄る場所。企業の第一印象を決める重要な存在のため、常に丁寧な対応が求められます。大手企業はもちろん、モデルルームやディーラー、商業施設、さらには病院や市役所、保健所など幅広い業種・業界で求人のニーズがあります。

求人が多い「企業受付」の仕事内容を詳しく見ていきましょう。

・来訪者の応対業務

お客様のお名前や企業名、用件を確認し、アポイントがあれば担当者に取り次ぎます。アポイントがない場合は、担当部署に連絡して指示を受けます。PCやタブレットなどを使って、スケジュールや顧客データ管理を行うのが一般的です。

多くのお客様と出会うため大変ですが、お得意様の顔を覚えて、お得意様が名乗る前に「〇〇社の△△様ですね。お待ちしておりました」と声がけできると好印象です。

・会議室や応接室の予約管理

お客様を会議室にご案内してお茶を出したり、会議室の事前準備や清掃をしたりします。企業によっては会議で使用する備品の貸し出しや返却対応を行うこともあります。

・その他業務

荷物預かりや入館証の管理、送迎車の手配、社内宛の郵便物の仕分け、パンフレットの袋詰めや配布、館内放送やセミナー・イベントの準備・運営などを受付が行う企業もあります。

アポイント管理や会議室の予約管理に間違いは許されません。徹底したスケジュール管理が必要ですし、受付職同士での協力やチームワークも欠かせません。

代表電話やメールでのお問い合わせ対応も行うため、外資系企業や海外との取引が多い企業では、英語や中国語など外国語のスキルがあると転職に有利です。

就業先にもよりますが、企業受付の場合は平日勤務・土日休みが多くなります。一方、商業施設やモデルルームなどは土日の勤務が多くなります。

魅力―働きながらビジネスマナーが学べる上に、コミュニケーション力も高まる

受付は企業の顔として、適切な言葉遣いやビジネスマナー、ホスピタリティ精神が求められる仕事です。日々の仕事を通して、洗練されたマナーや言葉遣い、高いコミュニケーション力が身につきます。

人に見られる機会が多いため、清潔感のあるメイクや髪型などを常に意識する必要があります。身だしなみへの配慮や好印象を与える笑顔を心がけるうちに、自然と美意識も高まっていくでしょう。

大変な点―お客様の顔と名前、業務内容など覚えることが多い

企業受付の場合、規模の大きい会社だと社員や取引先の顔と名前を覚えるだけでひと苦労です。お客様の特徴や話した内容をメモするなど、自分なりの工夫をしましょう。

商業施設等の場合は初対面のお客様が多いため、顔や名前を覚える必要はありませんが、さまざまなお問い合わせがあります。どのような質問がきてもスムーズに答えられるよう、マニュアルを読み込んだり先輩に教わったりするなど事前の準備が欠かせません。

適性―多くの人と関わることに喜びや楽しさを感じられる人

多くのお客様と接するため、人の役に立つことにやりがいを感じられる人、コミュニケーションをとるのが楽しいと思える人に適性があります。

PCを使う機会も多く、事務職の経験があると有利です。しかし、事務職の経験がなくても接客・販売職の経験があれば、培ってきた接遇やホスピタリティ、相手に好印象を与える身だしなみや言葉遣い、ビジネスマナーは採用時に好印象を与えることでしょう。

受付は複数のメンバーと協力して業務を進めていくため、協調性も欠かせません。

受付で働くなら、派遣社員がおすすめ

派遣会社でも受付の求人を多く扱っています。実際の求人を見てみると、半数が企業の受付。大手企業の求人も多いため、安定した職場で働きたい人、土日休みがいいという人には向いています。

フルタイムや週2日勤務など、派遣ではさまざまな働き方のできる求人が揃っています。家庭や育児との両立を目指したい人や扶養範囲内で働きたい人でも、働きやすいのが魅力です。

アパレル・ファッション業界に強い「派遣なび」ですが、受付の求人も多く扱っています。派遣社員経験のあるコーディネーターが多く、派遣ならではの仕事の悩みやキャリア相談なども親身になってくれると好評です。

受付の仕事に興味を持ったら、ぜひ「派遣なび」の求人情報をチェックしてみてください。