挑戦してみたい仕事があっても、未経験では難しいのではないかと悩む人は多いでしょう。未経験の仕事への転職活動では書類選考を通過することが最初のハードルになります。経験はないけれど、この人を採用したら活躍してくれるのではないかと好印象を持たれることで書類選考通過をめざします。

これまで未経験から営業職をめざす人向け、販売職をめざす人向けと、2回に渡りにお伝えしてきました。今回は「未経験から事務職」をめざす人向けに、どのような履歴書、どのような職務経歴書を作成すれば、採用担当者に好印象を残してスムーズに面接まで進めるのか、書き方のポイントを紹介します。

事務職の仕事とは

「事務職」はどんな会社でも必要な仕事のため、求人で見かける機会は多いでしょう。営業職のようなノルマがなかったり、販売職のように立ち仕事ではなかったりするため、なんだか楽な仕事という印象を持っている人もいるかもしれません。地味な業務が多く、目立つ活躍はありませんが、会社運営には欠かせない仕事です。では、事務職の具体的な仕事内容はどのようなものがあるのでしょうか。

事務職では一般的に、データ入力、書類作成、書類整理・ファイリング、電話対応、来客対応などのバックオフィス業務を担い、会社を支える仕事全般を受け持ちます。ひと言で事務職と言っても、一般事務、営業事務、人事・労務事務、経理事務、総務事務、貿易事務、医療事務など幅広い職種があり、専門性が求められる仕事もあります。

会社の事業内容や規模、配属先によって仕事内容は異なるので、求人を探す際には実際にどのような仕事をするのか確認する必要があります。

どの事務職にも共通するのは、担当する部署や会社全体の仕事が円滑に進むようにサポートをすることです。事務作業にはパソコンが必須なため、一日中自分の席に座ってパソコンを使用した地道な作業を行うことがメインになります。

経理事務をめざす人が簿記の資格を持っているなど、仕事に活かせるような専門の資格や知識を持っていると応募の際に有利です。しかし、事務職は資格や知識、経験がなくても採用される可能性が比較的高い職種です。一緒に働く社員と協力して気持ちよく仕事ができる人、人のサポートをする業務が好きな人、派手さのないコツコツとした作業を地道にしっかりと進めることができる人を重視する傾向があります。また、ノルマなどがないため、自分で目標を立てて打ち込める人に向いているともいえるでしょう。

応募書類を書く前に

転職活動は履歴書と職務経歴書を提出して行われる書類審査が第一歩になります。合否は提出書類だけで判断されることが多いので、効果的にアピールできるように読みやすさを意識して作成しましょう。また、応募書類を作成する前に応募先企業のことをしっかり調べ、企業が求める人材を把握した上で、その人物像を想像して書くことが大切です。

自分が事務職に向いていること、応募先企業の求めている人材であることを的確にアピールできると良いでしょう。そのためには、自身のスキルや経験の中から企業が求めるポイントと重なる部分を上手に抽出することが必要です。

・履歴書

履歴書は、応募者が自己紹介をするためにプロフィールを記入する書類です。一般的に決まったフォーマットがあるため、記入する内容はほとんど同じです。作成にパソコンを使用しても手書きでも問題ありませんが、応募先企業の指定がある場合はそれに従いましょう。履歴書の中で自己アピールができる箇所は「志望動機」の欄です。

・職務経歴書

職務経歴書は、履歴書ほど決まったフォーマットはありません。今までどのような仕事を経験してきたかをわかりやすく伝えるための書類で、転職する場合は履歴書よりも職務経歴書の内容を重視する傾向があります。そのため、会社名、職種、仕事内容、勤務期間などを簡潔にわかりやすくまとめるのがポイントです。

今まで携わったさまざまな仕事内容から、応募先企業で役に立ち、力を発揮できそうな経験をピックアップして記入すると良いでしょう。採用担当者が読んだ時に、どんなことをやってきたのか想像しやすいように具体性を持たせて明確に記入するのがポイントです。また、職務経歴書の中での自己アピールには「自己PR」欄を使います。

事務職をめざしている場合、職務経歴書は「書類を見やすくきれいにまとめることができる」というスキルを表現するのに最適です。自己PRでパソコンが得意、書類作成が好きなど書いている場合、職務経歴書の見栄えが悪かったりわかりづらかったりするとスキルを疑われてしまいます。これも採用試験の一環だと意識して、アピールできるような職務経歴書を作成しましょう。

＜派遣社員として働いてきた場合の職務経歴書の表記＞

派遣社員として働いた期間がある場合は、職務経歴書の表記方法に気をつけましょう。

基本的に派遣会社と派遣先企業の両方の社名を記入します。企業間の契約により派遣先企業の名前を書いてはいけない場合があるので、事前に派遣会社に確認しておきましょう。また、雇用形態が「派遣社員」であったことがはっきりとわかるように記入します。

「入社/退社」という表現ではなく、「就業/派遣期間満了」と書きましょう。仕事内容は、担当した業務内容を説明すると共に自分なりに工夫した点などをアピールすることで、言われたことだけやっていたわけではないことを表現すると良いでしょう。

志望動機でアピールする

履歴書の中で自分を一番アピールできる箇所が「志望動機」です。志望動機は文字通り、なぜその企業で働きたいと思ったのか、その理由を記入する欄です。とはいえ、率直に思いついた理由を書いただけではアピールにはつながりません。応募先企業が求める人物像を念頭に、「応募先企業に対して効果的」な志望動機を書くことで、他の応募者との差別化をはかりましょう。

・志望動機は前向きなものを用意する

ポイントは「なぜ事務職を選んだのか」、「なぜこの会社で働きたいのか」、「入社したらどんなことをしたいのか」を明確に伝えることです。座り仕事がしたかった、残業が少ない仕事がいい、土日休みの仕事に就きたいなどの理由で事務職をめざしている人もいるでしょう。しかし、それらの理由からはやる気が感じられず、ちゃんと仕事をしてくれる人であると思われません。しっかり考えて前向きな理由を伝えましょう。

応募先企業のことを理解し、「入社したらどんなことをしたいのか」の部分で会社の発展と自身のキャリアプランを関連づけて伝えることができると、活躍している姿を想像しやすくなるため好印象を得られやすいでしょう。

・応募先企業が求めているスキルを入れる

応募先企業が求める人物像、また、応募先企業が募集している事務職の仕事内容を把握した上で、自分の経験や強みと照らし合わせてみましょう。

「このような仕事にやりがいを感じる」「こういった仕事が得意なので自分のスキルを活かしていきたい」など、今まで経験してきた仕事を事務職のどんな場面で活かせると思っているのか、どのように活躍できるのかをしっかりイメージしてまとめるとよいでしょう。「自分がその企業にふさわしい人物である」ということを、明確に伝えることが必要です。

・積極性や適応力をアピールする

事務の実務経験がないのは多少のハンデになります。未経験の場合、応募先企業が求める人物像に近いことをアピールした上で、新しい仕事において、前向きにどんどん学んで知識を吸収していきたいという積極性や、知らないこと、新しいことに対する適応力があることを伝えましょう。また、入社したら覚えたいというだけでなく、パソコンや専門知識を自分なりに勉強中であることをアピールするのも効果的です。

自己PRでアピールする

職務経歴書に記載する「自己PR」。志望動機と内容をどう変えれば良いのかわからない、書くのが面倒だから欄を小さくしたいと思う人もいるかもしれません。自己PR欄は、今までの仕事の経験で身についたこと、自分の強みや仕事への取り組み姿勢などをアピールできる場所です。好印象を残すため、ぜひ有効的に活用しましょう。

未経験の場合は事務の実績がないので、今までの経験の中から事務職にマッチした経験やスキルを選び出し、事務職として役に立つ人材であることを伝えるとよいでしょう。事務職で重視されるスキルには以下のようなものがあります。

・コミュニケーション能力

事務職はどんな部署に所属していても、基本的にはバックオフィス業務を担い、円滑に業務が進むようにサポートをすることを求められます。そのため、自身の部署内はもちろん、関連部署や取引先を含め、さまざまな人とコミュニケーションを取りながら仕事をする必要があります。そこで求められるのがコミュニケーション能力です。

今までの経験の中で培ったコミュニケーション能力を、具体的なエピソードとともに伝えると良いでしょう。接客業やサービス業の経験がある人は、「人への接し方」「適切な配慮の仕方」などコミュニケーション能力の高さが評価されますので、ぜひアピールしてください。

・仕事の正確性や責任感

事務の仕事はデータ入力や受発注、契約書の作成、取引先に提出する資料作成など、正確に行わなければいけない仕事が数多くあります。正確に仕事を行おうと心がけてきたエピソードや仕事に対する責任感を、具体的な仕事内容を絡めて伝えると良いでしょう。

・基本的なパソコンスキル

事務の仕事のほとんどでパソコンを使用します。そのため、基本的なパソコンスキルや、事務系のソフトを使いこなせることが必須になります。パソコンのスキルに不安がある人は、転職活動中にしっかり学んでおきましょう。

MicrosoftのWord、Excel、PowerPoint などの事務系ソフトについても、最低限の知識を取得しましょう。自信がない場合は、現在勉強中であること、さらに勉強して新しい機能をどんどん覚えて使いこなしていきたいと思っていることなどを伝えるとよいでしょう。

上級レベルまで使いこなせる場合やパソコン・ソフト関連の資格などを取得している場合は、アピールポイントになるのできちんと記載しましょう。資格にプラスして、具体的な実績を実務経験と絡めて記載すると、できることがイメージしやすくなります。

・社会人としてのマナー

事務職は、取引先など社外の人からの電話や来客対応を行います。最初に対応する事務職の態度で会社のイメージが決まってしまうこともあるので、社会人としてのマナーが身についていることは不可欠です。転職活動で作成する書類の形式や文章、言葉使い、書類を送付する際のメールや封書の決まり事が守られていないと、マナーが身についていないと判断されてしまいます。応募の際には、細部まで注意したいところです。

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