未経験の職種に転職する場合、書類選考が最初のハードルです。どのような履歴書や職務経歴書なら、採用担当者に好印象を残してスムーズに面接まで進めるのでしょうか。

これまで2回にわたり、未経験から営業職、販売職をめざす際の履歴書・職務経歴書のまとめ方を紹介しました。今回は事務職向けの書き方のコツを紹介します。

事務職とは

書類作成、電話対応、納期管理など、さまざまな事務作業によって、スムーズな組織運営が行えるようサポートする仕事です。パソコンを使って仕事をすることが多く、デスクワークがメインとなります。

貿易事務や英文事務、経理事務なら、専門の資格や知識があった方が有利ですが、一般事務は特別な資格・スキルは不要です。未経験歓迎求人の採用担当者は、事務職の経験よりもメンバーが気持ちよく仕事ができるようにサポートする力、正確に業務を遂行する力を重視する傾向にあるようです。

なぜ事務職をめざすのか、志望動機を明確にする

「今の仕事が体力的にきついから」「土日休みの仕事に就きたいから」という理由で事務職を希望する方も多いでしょう。しかしこれらは、仕事に対してポジティブである印象にならないため、履歴書や職務経歴書には書かないほうがよいでしょう。

事務職の大事さ、イメージできるやりがい、適性などを志望する企業の事業・サービスを交えてアピールできればOKです。さらに、今まで経験してきた仕事が事務職のどのような場面で活かせるのか、どのように活躍したいのかまでイメージして志望動機をまとめると、軸のある内容になり、説得力が増します。

事務職にマッチした経験やスキルをアピール

事務職の仕事は多岐にわたるため、求められるスキルもさまざまです。

事務職は企業の縁の下の力持ちとして、さまざまな部署と関わり合いながら仕事を進める必要があります。黙々と書類作成をしているイメージが強い仕事ですが、最も重要なのはコミュニケーション力です。加えて協調性、責任感、業務の正確性、締め切りに対する意識の高さをアピールするとともに、エピソードがあれば積極的に伝えましょう。

会議や取引先との営業で使われる資料など、重要な書類作成を求められることもあります。限られた時間のなかで、正確に情報を処理する力や、相手にわかりやすい資料を作成できるスキルも重要です。

事務職はパソコンを使って仕事をすることが多いため、基礎的なパソコンスキルは必須です。不安がある方は、転職活動をしながら学んでおきましょう。電話応対も行うため、社会人としてのマナーも再確認しておく必要があります。

職務経歴書の見せ方も大事

職務経歴書とは、どのような仕事を経験してきたかをわかりやすく伝える書類です。新卒の採用と異なり、転職の場合は職務経歴書の方を重視する傾向にあります。会社名、職種、内容、期間などを具体的に記入しましょう。

過去に派遣社員として働いていた場合、契約期間が短い場合でも記入しておくことで、多様な経験を積んできたことを証明できます。基本的に派遣会社と派遣先企業の両方を記入しますが、企業間の契約により派遣先企業の名前を書けない場合があります。事前に派遣会社に確認しておきましょう。

事務職をめざすなら、職務経歴書の内容だけでなく、見やすさや情報の整理の仕方にも細心の注意を払ってください。自己PRで資料の作成が得意としておきながら、職務経歴書の見栄えが悪いと、経験やスキルを疑われてしまいます。書類作成の段階から、採用は始まっていると意識しましょう。

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事務職は求人が多い職種ですが、人気があるため、条件のいい求人は早く決まってしまいます。自分ひとりで求人情報をこまめにチェックするのは大変なので、派遣会社に登録して、希望条件にあった仕事を紹介してもらうと効率的です。

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