事務職の仕事を紹介する「派遣なび」の事務職図鑑。前回は、アパレル事務を紹介しました。

今回は営業部門の事務業務を引き受け、サポートする営業事務の仕事内容と求められるスキルについてお届けします。

営業事務の仕事内容

営業事務は営業部門全体や個々の営業職のバックアップを行っています。

発注書や納品書などの書類の発行、企画書作成のサポート、メールの問い合わせ対応などを営業事務がサポートすることによって、営業職は商品やサービスをより多く売ることができるようになります。

部門の業務効率化を推進する営業事務の仕事の成果は、売上という結果として返ってくるといえるでしょう。

基本的な事務作業以外にも、打ち合わせのサポートやお客様対応を行うこともあります。以下で具体的な仕事内容を見ていきましょう。

書類作成

見積書や契約書、請求書など、商品やサービスの取引で使用する書類の作成や処理を担います。

その他に顧客へのプレゼン資料や社内資料、実績や効果データを抽出してまとめた資料など、さまざまな資料を作ります。

ファイリング

書類によっては法律で一定期間の保管が義務づけられているものがあるため、書類を種類や日付別などで分類して保管します。

顧客管理

顧客の住所や電話番号、取引履歴、契約期間、担当者名など、顧客にまつわる情報を管理します。

在庫管理・納品

商品の受注や納品、在庫管理、商品のサンプル管理、発送などを行います。

お客様に適切に商品をお届けするために、納期や個数などを正確に把握して管理しなければなりません。

電話・メール対応

営業職は外出などで不在になることが多いため、電話やメールがあったときには営業事務が担当者に取り次ぐほか、内容によっては自分で返信を行うこともあります。

来客対応

来客の際には接客スペースや会議室にご案内し、飲み物や資料の用意を行い、快適に打ち合わせができるようサポートします。

求められるスキル

営業事務に求められるスキルは以下の5つです。

事務処理能力

書類や資料の作成、商品や顧客の管理などを正確に行い、優先順位を判断してスピーディーに対応できる事務処理能力が求められます。

効率よく作業ができればその分営業職が仕事に集中することができるため、大切なポイントです。

臨機応変力

営業事務は一人でコツコツする仕事ではなく、お客様の急な予定変更に合わせて適切に行動しなければならないため、臨機応変に対応できる能力が求められます。

常に優先順位を見極めて、お客様のご要望や営業職のニーズを可能にするプランを考える必要があります。

コミュニケーション能力

営業事務には営業部門の人や担当の営業職の人と適切なコミュニケーションをとりながら信頼関係を築き、意図を汲み取って応える能力が必要です。

お客様の電話や来社に対応することもあるため、社内外で良好な関係を築けるコミュニケーション力が求められます。

パソコンスキル

資料作成のためにWordやExcel、PowerPointを活用する機会が多いため、営業事務にはパソコンスキルも求められます。

スピーディーにわかりやすい資料の作成ができれば、評価されやすくなるでしょう。

協調性

営業事務には営業部門をサポートする役目があり、会社によっては営業のチームに組み込まれて仕事をすることもあります。

目標を達成するために連携し、ともに成功を祝うこともあるでしょう。自分がチームの一員であることを自覚し、協調性を持って仕事をすることが求められるのです。

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